使用软件来帮助开展项目时间管理 [复制链接]

有几款软件可用来帮助开展项目的时间管理。协助沟通交流的软件能够帮助项目经理同项目的利益相关者交换与进度有关的信息。决策支持模型能够帮助项目经理分析权衡各种进度方案。然而项目管理软件,比如MSProject可专门用于执行项目管理的任务。你可以使用项目管理软件绘制网络图,确定项目的关键路径,制作甘特图,以及报告、显示和筛选项目管理信息。

许多项目都包含数百项的任务,并且这些任务间的关系错综复杂。输入必要的信息之后,项目管理软件就会自动生成网络图,并计算出项目的关键路径。网络图中的关键路径用红色显示以示强调。项目管理软件也会计算出所有活动的自由时差和总时差。例如,在使用MSProject时,在菜单栏中选择进度表视图,就得出了表中的数据。使用项目管理软件避免了烦琐的人工计算,并且在活动工期估计或活动关系变更时允许做一些假设分析。如果知道项目中哪些活动的时差最大,项目经理就有机会重新分配资源或者作出其他的变更,以压缩项目的进度或者使项目按进度开展。使用Project绘制甘特图和追踪甘特图都非常容易,这使得追踪、比较实际进度绩效和计划或基准进度绩效变得更加容易。但是,只有及时输入实际的进度信息,才能有效发挥追踪甘特图的作用。一些组织使用电子邮件或其他的沟通软件给更新进度的负责人发送最近的任务和进度信息。然后他或她就可以快速作出更新,并把这些更新信息直接输入到项目管理软件中。这一过程最后用甘特图的形式显示了最新的、最准确的项目进度信息。

Project中也含有许多默认的报告、视图和筛选工具来协助进行项目时间管理。例如,项目经理可以快速制作一份报告来列举将要开始的所有任务,然后可以给任务负责人发送一份通知。如果正准备向高层管理汇报项目的进度信息,那么项目经理可以绘制一份只显示总结性任务或里程碑的甘特图。你也可以制作自定义报告、视图、表格和筛选程序。在附录A中,读者可以更加详细地了解如何使用Project来开展项目的时间管理。许多人没有正确地使用项目管理软件,因为他们并不理解隐藏在某些项目管理工具背后的概念,这些工具包括:制作网络图,确定关键路径或设置项目进度基线。制定项目进度时,人们可能会过多地依赖样本文件或模板。要想熟练地使用项目管理软件,就必须理解一些基本的概念(甚至要会使用某些人工的项目管理工具),同时也必须知道自身项目的特殊需求。许多高级经理,包括软件专业人员,在使用各种版本的MSProjet和类似的工具时都犯了明显的错误。例如,一个高层经理不知道确定项目活动间的关系,而只是在软件中输入了数百项活动的开始日期和结束日期。当问起如果项目开始一两个星期之后会发生什么时,她说她将不得不重新输入所有的数据。

这位经理不明白确定任务间关系的重要性。因为只有在确定了任务间的关系以后,当输入信息发生变化时,软件才会自动更新相关内容。如果项目的开始日期往后推迟一周,项目管理软件就会自动更新所有其他的数据,除非是强行录入到软件中的数据(强行录人是指入工地输入活动的数据,而不是让软件自身根据活动工期和活动间的关系计算活动的有关数据)。如果一项活动在另一项活动结束前不能开始,并且该活动的实际开始日期推迟了两天,那么后续活动的开始日期都自动往后推迟两天。要想让项目管理软件发挥这种功能,就必须在软件中输入任务间的关系另一位大型信息技术项目的高层经理不知道在MSProjet中设置基线。他每个星期几乎都要花天的时间从MSProject中复制信息,然后再粘贴到电子表格中,而且他还使用复杂的“如果”语句来判断落后于进度的活动。他从来没有接受过任何有关如何使用MSProjet软件的培训,并且该软件的许多功能他都不知道。为了有效地使用软件,使用者必须接受适当的培训,并且要理解软件中的基本概念。

许多项目管理软件程序中都附带有模板或样本文件。在使用这些样本文件时,很容易忽略自身项目的特殊要求。例如,一个软件开发项目的项目经理可以使用MSProjet的软件开发模板文件,文件中的信息都来源于开展过的类似项目。或者,他也可以使用从其他公司购买的样本文件。所有这些文件中都包含有推荐的任务、工期和关系。如果项目经理以前从未管理过类似的项目,使用模板和样本文件,能够带来一些便利,比如节省了启动时间和减少了现实检查次数。然而这样做也有其不足之处样本文件中的假设并不一定适用于自身的项目,比如,历时3个月的设计阶段或某种测试的成效。对目经理及其团队可能会过度依赖模板或样本文件,而忽视了自身项目的特殊要求。